Control de Documentos y Registros

Objetivo

Establecer los criterios para la elaboración, revisión, aprobación, distribución, actualización y retención de los documentos y registros del Sistema de Gestión Ambiental.

Alcance

Aplica a todos los documentos de origen interno (POL, DOC, PCS, PRO, FOR) y externo relevantes para el SGA, y a todos los registros generados por su operación.

Responsabilidades

Descripción de las actividades

1. Elaborar el documento

   El responsable del área elabora el documento utilizando la plantilla y la codificación estándar del SGA (POL/DOC/PCS/PRO/FOR).

   Responsable de área
2. Revisar críticamente

   El documento se revisa en cuanto a su adecuación, claridad e integración con los demás documentos del sistema.

   Representante de la Dirección
3. Aprobar y codificar

   El documento aprobado recibe código, versión y fecha de vigencia, siendo registrado en la Lista Maestra de Documentos.

   Representante de la Dirección
4. Distribuir y poner a disposición

   La versión vigente se publica en el sistema, quedando accesible a todos los usuarios pertinentes; las versiones impresas se identifican como copia no controlada.

   Representante de la Dirección
5. Controlar cambios

   Todo cambio se registra con historial de versión, motivo del cambio y nueva aprobación, retirando de circulación la versión obsoleta.

   Responsable de área
6. Retener y disponer de los registros

   Los registros se mantienen legibles, identificables y recuperables durante el plazo definido en la Lista Maestra, siendo dispuestos según el criterio definido al final del plazo.

   Responsable del proceso

Registros generados